Делопроизводство

Огромную роль в едином электронном делопроизводстве правительства и во взаимодействии всех его систем играет электронный оборот документов между ведомствами. Это органы, на которые возлагается особая ответственность. Сюда входят: Администрация президента, Аппарат Правительства, федеральные органы государственной власти. Эти органы должны проявлять особую бдительность, поскольку межведомственный документооборот включает в себя переписку не только общедоступную, но и секретную. Имеется несколько компонентов МЭДО, составляющих его инфраструктуру:

- главный узел,
- узлы участников,
- каналы связи.

При использовании межведомственного электронного документооборота все системы документации федеральных органов власти интегрированы в едином информационном пространстве, что позволяет отказаться от документов в бумажном виде и таким образом исключить потери информации, задержки во времени, при ее передаче. Также с помощью МЭДО передаются обращения граждан к президенту, и осуществляется обратная связь с региональными органами власти.

Важной составляющей любой организации является обеспечение управления документацией, а именно делопроизводство. От правильности и аккуратности работы с документами зависят решения по управлению всем предприятием. Поэтому особое место занимает обучение делопроизводству. Это может занять немалый отрезок времени, т.к. сотрудники должны привыкнуть к настройкам, функционалу и всем тонкостям работы с данной системой. Провести обучение могут специалисты извне, например, внедряющие СЭД или непосредственно ее разработчик.

Так, компания «ДоксВижн» предоставляет обучение на курсах, где сотрудники предприятий могут разобраться в общих принципах и в глубоких настройках системы. Можно также обучаться на расстоянии через интернет, т.е. дистанционно. Иногда в компании слишком много сотрудников и организовать для всех обучение на курсах проблематично. В этом случае целесообразно будет создание «группы наставников». В нее будут включены сотрудники данного предприятия из всех подразделений, после прохождения курсов они будут самостоятельно обучать своих коллег. Также полезно будет разработать инструкцию для работы с СЭД, которая может понадобиться абсолютно всем - и новичкам, и старожилам, чтобы в точности знать функционал работы данной системы. На обучение обычно уходит немного времени, т.к. доступность для понимания и простота интерфейсов устраивают абсолютно всех. При обучении сотрудники обязательно поймут преимущества СЭД, и она станет незаменимым помощником в их работе.